Wer ein kleines Team leitet, verbringt einen großen Teil der Woche mit der Administration rund um die eigentliche Arbeit. Einen Status aktualisieren, Kundendaten kopieren, den Verkaufsfortschritt prüfen, Marketing-Analysen auswerten, Zeiterfassungen einfordern und eine Rechnung erstellen sind jeweils kleine Aufgaben, die sich zusammen jedoch summieren. Dazu kommt, dass jede dieser Aufgaben meist in einem eigenen Tool stattfindet.
Deshalb hat Ai11 Consulting ONE entwickelt, ein Tool, das all diese Aufgaben an einem Ort zusammenführt.
Es begann in unserem eigenen Team
Yue Sun, Gründer von Ai11 Consulting und seit mehr als 20 Jahren IT-Experte, hat das Problem zuerst in unserer eigenen Arbeit erkannt. Seit 2021 unterstützt Ai11 Unternehmen in Österreich und der DACH-Region dabei, Systeme zu verbinden, Daten zu vereinheitlichen und KI gewinnbringend einzusetzen, als zertifizierter Salesforce- und MuleSoft-Partner. Tools miteinander zu verbinden ist unser tägliches Geschäft für Kunden, daher wissen wir, wie viel Aufwand es kostet, Systeme zum Zusammenspiel zu bringen. Trotzdem stieß auch unser eigenes Team auf dasselbe Problem. Zwischen Kundenprojekten, Planung, Zeiterfassung und Rechnungen wurde der administrative Alltag immer umfangreicher. Ein Deal wurde an einer Stelle abgeschlossen, das Projekt an einer anderen geplant und die Stunden wieder woanders erfasst. Am Monatsende stellte dann jemand aus alldem eine Rechnung zusammen. Jeder Schritt war klein und nachvollziehbar, aber jeder hing davon ab, dass sich jemand daran erinnerte, Informationen von einem Tool ins nächste zu übertragen.
Irgendwann ertappten wir uns bei dem Wunsch, dass ein Tool einfach vom anderen wissen sollte.
Unsere Kunden hatten denselben Wunsch
Unsere Arbeit mit Kunden hat uns gezeigt, dass auch andere Teams vor demselben Problem stehen, insbesondere Teams mit 10 bis 100 Personen. Wenn wir Systeme für ein Unternehmen verbinden, tauchen dieselben Fragen immer wieder in anderer Form auf. Der Vertrieb möchte sehen, woran die Projektumsetzung gerade arbeitet. Die Projektumsetzung muss genau wissen, was Kunden zugesagt wurde. Die Finanzabteilung möchte wissen, was diesen Monat abgerechnet werden kann. Jedes Team hat ein gutes Tool, doch die Informationen, die es braucht, liegen bei jemand anderem.
In der Praxis wird diese Lücke meist manuell geschlossen. Das übernehmen in der Regel die Geschäftsführung, eine Teamleitung oder das Operations-Management: Sie übertragen Kundendaten von einem System ins nächste und stimmen sich mit dem Team ab, wer in der kommenden Woche verfügbar ist. Das hält den Betrieb am Laufen, kostet aber wertvolle Zeit, und Fehler fallen oft erst später auf, zum Beispiel wenn eine Rechnung mit falschen Stunden ausgestellt wird.
Auch die Forschung zeigt dasselbe Bild. Laut dem MuleSoft Connectivity Benchmark Report 2025 nutzen Organisationen durchschnittlich 897 Anwendungen, von denen nur 29 % integriert sind. Der Asana Anatomy of Work Index 2023 kommt zu dem Ergebnis, dass Wissensarbeitende 58 % ihres Arbeitstags mit „Work about Work“ verbringen, etwa mit dem Nachfragen von Statusupdates und dem Wechsel zwischen Tools. Diese Studien betrachten größere Organisationen, doch wir erkennen das Muster auch in Teams mit 10 bis 100 Personen wieder.
Wir haben zuerst nach einer Lösung gesucht
Natürlich haben wir zuerst die üblichen Optionen ausprobiert. Tools über Integrationen zu verbinden, bewegt zwar Daten, doch jede Verbindung muss eingerichtet und repariert werden, sobald sich eines der Tools ändert. Große Business-Suiten decken dagegen alles ab, bringen aber viel Einrichtungsaufwand mit und sind für Unternehmen konzipiert, die deutlich größer sind als ein Team mit 30 Personen.
Was wir wollten, war einfacher als beides. Wenn man einen Deal gewinnt, sollte alles, was danach kommt, bereits davon wissen.
Das Tool, das wir uns gewünscht haben, und was ONE leistet
Dieser Wunsch hat ONE geprägt. Ein gewonnener Deal läuft von selbst weiter. Kundendaten, Umfang und Preis sind beim Abschluss bereits vorhanden, deshalb macht ONE aus dem Deal ein Projekt, das sich direkt auf Boards und in Sprints planen lässt. Nichts muss ein zweites Mal eingegeben werden.
Stunden bleiben bei der Arbeit, zu der sie gehören. Die Zeit wird direkt auf der Aufgabe erfasst, und Rechnungen werden aus diesen Stunden und dem vereinbarten Preis erstellt. Weil geplanter und tatsächlicher Aufwand nebeneinander stehen, werden Schätzungen nach einigen Sprints genauer, und weniger verrechenbare Stunden gehen verloren.
Auch das Reporting entsteht ohne zusätzlichen Aufwand. Jedes Projekt zeigt Budget, Stunden und Termin, und die Berichte stammen direkt aus der Zeiterfassung. Sie sehen Stunden pro Projekt und verrechenbare Zeit, solange noch Spielraum zum Handeln besteht, und Berichte lassen sich für alle exportieren, die außerhalb des Teams Einblick brauchen.
Über Vertrieb und Umsetzung hinaus lebt der Rest des Unternehmens am selben Ort. Leads, Deals und Angebote laufen durch eine Pipeline und bleiben mit den jeweiligen Kunden verknüpft. Urlaubsanträge, Genehmigungen und der Teamkalender stehen neben der Arbeit, sodass die Verfügbarkeit klar ist, bevor ein Termin zugesagt wird. Recruiting, Service-Fälle und Newsletter folgen derselben Logik, und Newsletter gehen an dieselben Kontakte, mit denen auch Ihr Vertriebsteam arbeitet. Dadurch braucht ein wachsendes Team nicht für jeden neuen Bereich ein neues Tool.
Schließlich erledigen sich Routineaufgaben von selbst. KI-Agenten übernehmen Aufgaben wie das Verfassen einer Nachfassmail oder die Vorbereitung des nächsten Sprints. Sie stehen auf jedem Board, in jedem Deal und in jedem Bericht zur Verfügung, und Sie prüfen jedes Ergebnis, bevor es versendet wird.
Ein Tool, dem wir bei den Daten vertrauen können
Ein Tool, das so viel von Ihrem Unternehmen abbildet, wirft für Tech-Teams eine berechtigte Frage auf: Was passiert mit den Daten? Es war auch eine unserer eigenen Fragen, deshalb haben wir ONE von Anfang an darauf ausgelegt. ONE wird in Österreich entwickelt und betrieben. Ihre Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union, sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und jeder Workspace ist von allen anderen getrennt. Wir arbeiten gemäß DSGVO und schließen auf Anfrage eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ab. ONE hat kein eigenes KI-Modell. Jeder Workspace verbindet seinen eigenen KI-Anbieter, sodass Ihre Daten nur dorthin gelangen, wohin Sie sie senden möchten, und nie für Trainingszwecke verwendet werden.
Jetzt teilen wir ONE gratis
ONE ist live, und wir nutzen es selbst jeden Tag. Wir entwickeln es gemeinsam mit den Teams weiter, die damit arbeiten. Startups und kleine Unternehmen (KMU) erhalten in der Anfangsphase vollen Zugang zu ONE gratis. Wenn Ihre Daten in Tabellen oder anderen Tools liegen, können Sie diese mitbringen, damit niemand bei null beginnen muss.
Wenn Sie wissen möchten, was ONE Ihrem Team abnehmen könnte, fordern Sie hier Zugang an. Gerne besprechen wir auch persönlich mit Ihnen, wie wir Sie bei der Integration von ONE in Ihre Systeme unterstützen können.